你刚被安排负责一个重要的新项目。作为你的第一个项目,这是一个重大的挑战。以下这些方法可以帮你有个好的开始,成功管理你的第一个项目。
随着管理的更新,项目管理已经演变成有着明确阶段和步骤的过程,这些阶段和步骤将引导项目管理新手项目成功。
在规划阶段,你需要投入更多心力,因为规划得越周详,活动切割得越细致,考虑的层面越多,进展到执行和追踪阶段时,就会更加顺畅、有效率,进而协助项目目标顺利达成。你需要做的事情有:
任何项目的第一步也是最重要的一步就是定义项目的范围。你应该完成什么或创建什么?项目的目标是什么?同样重要的还有定义哪些内容排除在你的项目范围之外。如果你无法从老板那里获得充分的定义,那就自己先弄清楚项目范围,然后再跟老板确认。
举个例子,筹备婚宴时,你可以将其视作你的范围:在某个特定日期之前筹备百名宾客参与的婚宴,包括晚餐、式酒吧、结婚蛋糕、为了方便跳舞的现场乐队,费用不超过2万美元。
为了实现项目目标,你将拥有怎样的员工、设备和资金?作为项目经理,你通常不能直接控制这些资源,必须通过矩阵管理来管理它们。
矩阵管理是指利用公司内部的集合层次结构来完成你需要完成的工作。假如员工Joe为你的项目工作,同时为他的部门工作,他就得于两个老板。作为项目经理,你要尽量与这些人的主管保持联系,同时与你所借设备的所有者保持联系,这样有助于你化解冲突。
这个项目什么时候必须完成?当你制定项目计划时,怎么安排项目期间的时间具有一定的灵活性,但项目截止日期通常是固定的。比如项目要交付的洒店系统要支持酒店的开幕,又或者项目是婚宴,两者都不容易改期。如果你决定利用加班来完成计划,那么你必须将其与预算的进行权衡。
你需要为项目的完成创建哪些主要部分或组件?例如,婚宴需要客人、高水平的接待厅、食物、饮料、蛋糕和娱乐。当然,每一个较大项都可以分解成许多附加项,这就是下一步。
在提及的婚宴例子中,你可能由一个团队或者人员负责不同的部分。所以,与团队合作,你必须详细说明完成每个主要项的必要细节。
负责食品的人必须了解所有选项、成本,做出利于实现范围的选择。在每个较大步骤之下列出较小的步骤。你详述的步骤有多少层将取决于项目的大小和复杂性。
需要考虑的问题包括:先做什么?下一步做什么?哪些使用不同资源的步骤可以同时进行?每一步的执行者是谁?需要多长时间?
从团队和其他利益相关者中获得初步计划的反馈。调整时间轴和工作日程,使项目在可利用时间内完成。对初步计划进行必要的调整,形成基线)要求调整项目
项目分配到的时间、和人员总是不太够,你的工作是设法利用所拥有的有限资源。不过,项目常常会受到一些不切实际的。你需要向你的老板提出意见和理由,同时请求改变这些不切实际的。如有变更,最好在项目初期提出,不要等到遇到麻烦时才提。
让团队聚集,沟通交流。他们此前各属不同的部门,让他们熟悉彼此,清楚各自的工作任务,而你的工作是管理整个团队。
制定计划很重要,但计划是可以更改的。你计划每天早上开车去上班,如果十字口因为交通事故发生堵塞,你就会改变计划,走另一条。项目计划也一样,需要根据实际情况来调整或更改,但始终记住范围和资源。
随着计划的开展和工作的完成,你将进入管理和控制阶段。在这个阶段,你的工作是控制成本、资源和质量以及以下:
在项目开始时,你可能不会取得什么进展,但之后你要开始监督每个人的工作,这样能在问题形成前更容易被提前发现。
保留记录。每次更改基线计划时,你都要记下变动的地方以及必须变动的原因。每次给项目添加新需求时,都要记下需求是谁提出以及时间轴或预算如何就需求做出调整的。你不可能记得住所有事,所以需要把它们记录下来,这样就可以在项目审查时查看并从中学习。
始终让项目干系人了解项目进展。每完成一个里程碑,清楚地告知团队,当问题出现时,也要及时告诉他们。
同时,让你的团队了解项目情况。如果正在考虑变更,请尽可能提前告知团队,确保团队中每个人都知道其他人正在做什么。
最后阶段,你需要做的工作有:验收卖方完成的工作及交付,检查是否符合项目的需求与标准,并对项目汇报。此外,你还要对项目完成结果进行分析、复盘,并整理项目进行过程中的资料、,这是项目收尾阶段应该完成的关键事项,也为日后其他项目作参考及借鉴。
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